Dolibarr szerződéskezelés: ki figyeli a lejáratot?
A szerződés lejárt, a szolgáltatás még fut: ki veszi észre?
A Dolibarr szerződéskezelése segít követni a szolgáltatások lejáratát. Saját példa és ellenőrzési lista az elfelejtett megújítások megelőzésére.
Péntek délután az ügyfél segítséget kér. A kolléga megoldja a problémát, ahogy minden hónapban. Csakhogy a karbantartási megállapodás két hete lejárt, a megújításról senki nem egyeztetett, a következő számláról pedig mindenki azt gondolja, hogy majd valaki más gondoskodik.
Ez saját, szemléltető helyzet, nem egy konkrét Dolibarr-felhasználó története. A kérdés sok szolgáltató cégnél ismerős lehet: hogyan derül ki időben, hogy a megállapodás, a tényleges munka és a számlázás már nem ugyanazt mutatja?
Mit tud ehhez hozzátenni a Dolibarr?
A hivatalos wiki szerint a Contracts modul a Dolibarr része. Feladata a szolgáltatási szerződések és előfizetések kezelése, az aktív vagy lejárt szolgáltatások követése és szükség esetén megújítása. Használatához az adminisztrátor a modulbeállításokban kapcsolja be.
A hivatalos funkcióbemutató alapján a szerződéshez szolgáltatások, megjegyzések és fájlok rendelhetők; a szolgáltatások állapota és záródátuma módosítható. A lejárt vagy lejáró szolgáltatások áttekinthetők. A szerződésből egyszeri számla vagy ismétlődő számlasablon is készíthető, amelynél megadható például a gyakoriság és az első számla dátuma. A sablon és a szerződés közötti kapcsolat megmarad.
Egy ügyfél, három külön kérdés
A bevezetést érdemes egy egyszerű belső ellenőrzéssel kezdeni. Az alábbi táblázat saját folyamatjavaslat, nem a Dolibarr képernyőjének másolata.
| Nézőpont | Ellenőrző kérdés | Javasolt felelős |
|---|---|---|
| Megállapodás | Meddig és mire vállaltunk szolgáltatást? | Ügyfélkapcsolati munkatárs |
| Teljesítés | Mit végez jelenleg a csapat az ügyfélnek? | Szolgáltatásvezető |
| Számlázás | Milyen időszakról készül a következő számla? | Számlázásért felelős munkatárs |
Egy kis cégnél mindhárom szerepet ugyanaz az ember is betöltheti. A három kérdést akkor is külön érdemes megválaszolni: attól, hogy dolgozunk az ügyfélnek, még nem biztos, hogy a megújításról megszületett a döntés.
A legérdekesebb rész: mit nem bizonyít egy aktív számlasablon?
A működő ismétlődő számlázás önmagában nem bizonyítja, hogy az ügyféllel minden feltételt újra egyeztettünk. Ugyanígy egy lezárt szolgáltatási sorból sem érdemes teszt nélkül arra következtetni, hogy minden kapcsolódó számlázási automatizmus megállt.
A hivatalos bemutató leírja a szerződés és a számlasablon összekapcsolását, de ebből nem következik, hogy minden állapotváltozás minden környezetben automatikusan átvezetődik. Az alábbi próba a saját telepítés működésének megismerésére szolgál.
Egy próba, amelyet még az első elfelejtett megújítás előtt elvégezhetünk
- Hozzunk létre egy tesztügyfelet és egy szolgáltatást. Például havi informatikai karbantartást, egyértelműen megadott időszakkal.
- Rögzítsük, ki egyeztet a lejárat előtt. Saját belső szabályként választhatunk például harmincnapos előkészítési időt. Ez nem állítás egy alapértelmezett Dolibarr-értesítésről.
- Ha használunk ismétlődő számlázást, vizsgáljuk meg a kapcsolódó sablont. Milyen dátummal és tartalommal készülne a következő bizonylat?
- Tesztkörnyezetben változtassuk meg a szolgáltatás záródátumát vagy állapotát. Nézzük meg külön a szolgáltatáslistát és a számlasablont. Jegyezzük fel, mi változott, és mi igényelt kézi műveletet.
- Játsszuk végig a megújítást és a lezárást is. A próbához tartozó levelek és bizonylatok ne kerüljenek valódi ügyfélhez.
A hasznos heti lista rövidebb, mint gondolnánk
Saját működési javaslatunk egy heti áttekintés: mely szolgáltatások járnak le hamarosan, ki beszél az ügyféllel, és mi a következő konkrét lépés? A „folyamatban” helyett legyen látható, hogy például kedden megújítási ajánlatot küldünk, vagy pénteken egyeztetjük a lezárást.
Az igazi nyereség az, amikor a lejárat többé nem egy eldugott dátum: van hozzá felelős és döntés. A Dolibarrban vezetett szolgáltatási adatok ehhez adhatnak közös kiindulópontot.
Kapcsolódó magyar útmutatók
- Szerződések és előfizetések a Dolibarrban
- Számlázás és pénzügyi folyamatok
- Mit érdemes automatizálni egy üzleti folyamatban?
Források
- Dolibarr Wiki: Module Contracts – a beépített modul célja és bekapcsolása.
- Dolibarr: Contracts and Subscriptions – szolgáltatásállapotok, lejáratkövetés és kapcsolódó számlasablonok.
Forrásellenőrzés: 2026. október 8. A történet, a szerepkörök és az ellenőrzési lépések saját szerkesztőségi példák. A cikk egy meglévő funkció gyakorlati használatáról szól.
Címkék: Dolibarr · szerződéskezelés · előfizetés · szolgáltatások · ismétlődő számlázás · KKV
Nézze meg, milyen Dolibarr-folyamat illeszkedhet a vállalkozásához, vagy küldje el röviden a saját helyzetét.
Ez a Dolibarr.hu szerkesztett, magyar nyelvű útmutatója.