Dolibarr előlegbeszámítás: ne kérjük el kétszer a pénzt
A vevő már utalt előleget. Miért kérjük el még egyszer?
Dolibarr előlegkezelés: hogyan lesz a beérkezett pénzből beszámított előleg? Saját számpélda és öt ellenőrzés a dupla fizetési kérés elkerülésére.
A vevő előre átutalja a munka díjának egy részét. Néhány héttel később megkapja a végső elszámolást, rajta a teljes fizetendő összeggel. „Az előleget hová tették?” – kérdezi. A pénz megérkezett, a kolléga rögzítette is, mégis megszakadt valahol a kapcsolat.
A pénz beérkezése és a beszámítása két külön lépés
A Dolibarr beépített vevői számlamodulja előleg típusú bizonylatot is kezel. A hivatalos dokumentáció UCIN01 példája külön lépésként írja le az előleg rögzítését, a hozzá tartozó fizetés felvitelét és a későbbi számlán történő felhasználását. A már beérkezett előleg így csökkentheti a még fizetendő egyenleget. Hivatalos példa: előleg után végső számla.
A céges ellenőrzéshez három kérdés kell: megvan a megfelelő bizonylat, megvan a hozzá rendelt fizetés, és a későbbi elszámolásban fel is használtuk az előleget? Ha csak az első kettőre mondunk igent, a vevőnek kiküldött fizetési kérés még hibás lehet.
Saját példa: 300 000 forint, amelyet már nem kell elkérni
Egy műhely egyedi berendezést készít. A példa kizárólag a pénzmozgást szemlélteti: a teljes megállapodott, fizetendő összeg 1 000 000 forint, ebből 300 000 forint már beérkezett előlegként. Nem bontunk adóalapot és áfát; ezek beállítása külön feladat.
- Teljes megállapodott összeg: 1 000 000 Ft.
- Korábban beérkezett és beszámítandó előleg: 300 000 Ft.
- Még átutalandó összeg: 700 000 Ft.
Ha a kiküldött PDF vagy az e-mail egymillió forint újabb átutalását kéri, a vevő 300 000 forinttal többet fizetne a szükségesnél. Ha pedig a pénzügy kézzel átírja a levél összegét, miközben a nyilvántartásban egymillió marad nyitva, a következő fizetési emlékeztető újra előhozhatja a vitát.
Mit keressünk a Dolibarrban?
A dokumentált folyamatban az előleghez rögzített fizetés után a bizonylat később felhasználható beszámítássá alakítható, majd a megfelelő vevői számlához rendelhető. A Wiki különbséget tesz a már beérkezett pénzhez kapcsolódó beszámítás és az árengedmény között: az előbbi a fennmaradó fizetendőt csökkenti. A beszámítás és az árengedmény különbsége.
A munkatárs ezért ne egy tetszőleges „mínusz 300 000” tétellel próbálja eltüntetni az eltérést. Előbb keresse meg az eredeti előleget és annak kapcsolatát a fizetéssel. Az elnevezések és az elérhető műveletek verziótól, jogosultságtól és beállítástól függhetnek.
Öt ellenőrzés a következő kiküldés előtt
- Azonos vevő: ugyanahhoz a partnerhez tartozik az előleg és az elszámolás? Egy duplán felvitt ügyféltörzs itt is félrevihet.
- Valós beérkezés: az előleghez rögzített fizetés összege és hivatkozása egyezik a banki tétellel?
- Felhasznált előleg: a megfelelő bizonylatnál valóban megjelenik a beszámítás? A példában a maradék pontosan 700 000 forint.
- Friss dokumentum: a beszámítás után újragenerált PDF-et küldjük? Nyissuk meg a tényleges csatolmányt, és nézzük meg a fizetendőt.
- Egyező kommunikáció: a levél, a PDF és az esetleges fizetési emlékeztető ugyanazt a maradékot kéri?
Egy rövid próba többet mutat a zöld státusznál
Tesztkörnyezetben vigyünk végig egy saját mintát: előleg, beérkezés, beszámítás, majd a fennmaradó összeg kiegyenlítése. A végén egy másik kolléga kizárólag a bizonylatokból és a fizetési adatokból mondja meg, mennyi érkezett be összesen. Ebben a példában a helyes válasz egymillió forint; az előleget egyszer kell beleszámolni.
A bevezetésnél érdemes megnevezni azt is, ki ellenőrzi az előlegeket a végső dokumentum kiküldése előtt. Egy kijelölt felelős és egy ismételhető ellenőrzés megelőzheti, hogy az ügyfélnek kelljen bizonyítania a korábbi utalását.
Kapcsolódó olvasnivaló: a vevő fizetett – mit mutat a bankegyeztetés?, fizetési link a számla mellé és számlázási útmutató. A magyar számlázási bevezetéshez a lokalizációs tudnivalókat is vegyük végig a könyvelővel.
Forrás
Dolibarr Wiki: Module Customers Invoices – előleg, fizetés, beszámítás és az UCIN01 folyamatpélda.
Forrásellenőrzés: 2026. november 10. Meglévő funkciót bemutató útmutató, saját szemléltető példával és ellenőrzőlistával. A leírt folyamatot saját Dolibarr-példányon nem teszteltük. A cikk a szoftveres követést mutatja be; a magyar bizonylatolási, áfa- és NAV-beállításokat a konkrét bevezetésben kell ellenőrizni.
Címkék: Dolibarr · előleg · előlegbeszámítás · számlázás · vevői számla · pénzügy · KKV
Nézze meg, milyen Dolibarr-folyamat illeszkedhet a vállalkozásához, vagy küldje el röviden a saját helyzetét.
Ez a Dolibarr.hu szerkesztett, magyar nyelvű útmutatója.