Dolibarr egyedi mezők: külön Excel helyett az ERP-ben
Az ERP mellett még külön Excel él? Lehet, hogy csak három mező hiányzik
Dolibarr egyedi mezők: így kerülhet a külön Excelben tárolt ügyféladat az ERP-be. Saját példa, mezőtervezési minta és bevezetési próbalista.
„Az ügyfél benne van a Dolibarrban, de azt, hogy hogyan kell átadni neki az árut, a közös Excelben találod.” Ismerős mondat? Ilyenkor a csapat két helyen tartja nyilván ugyanazt a kapcsolatot. A táblázatban gyakran éppen az a három információ lakik, amely nélkül megakad a munka.
A Dolibarr egyedi mezői, azaz extrafieldjei lehetőséget adnak a szokásos adatlapok bővítésére. A hivatalos dokumentáció többek között partnereket, termékeket, ajánlatokat, rendeléseket és projekteket sorol a támogatott üzleti objektumok közé. Nézzük meg egy saját, szemléltető példán, mikor ér ez többet egy újabb táblázatnál.
Egy apró hiányból napi telefonálás lesz
Képzeljünk el egy alkatrészeket szállító kisvállalkozást. A partner neve, címe és bizonylatai az ERP-ben vannak. A raktáros viszont külön táblázatból keresi ki, hogy az ügyfél melyik kapunál fogad árut, milyen átvételi idősávot kér, és szükséges-e előzetesen időpontot egyeztetni. Ha a táblázat gazdája szabadságon van, indul a telefonálás.
A példában nem újabb vállalatirányítási funkció hiányzik, hanem három közösen értelmezett adat. A következő mezőterv szerkesztői javaslat; nem gyári Dolibarr-sablon.
| Hiányzó adat | Javasolt tartalom | Ki tartja naprakészen? |
|---|---|---|
| Áruátvételi pont | Rövid, egyértelmű megnevezés, például „B telephely, 2-es kapu” | Ügyfélkapcsolati munkatárs |
| Átvételi idősáv | Egységes forma, például „H–P 8:00–12:00” | Ügyfélkapcsolati munkatárs |
| Előzetes egyeztetés | Egyértelmű igen/nem érték | Logisztikai felelős |
Előbb nézzük meg, van-e már helye az adatnak
Új mező létrehozása előtt érdemes végignézni a meglévő adatlapot. A partnerkezelési dokumentáció szerint egy partnerhez több kapcsolattartó és cím is tartozhat, továbbá jegyzetek és fájlok is kapcsolhatók. Egy új szállítási cím vagy kapcsolattartó ezért először ezek között keressen helyet.
A saját példánkban a kapu megnevezése csak akkor jó partneradat, ha valóban ugyanaz minden kiszállításnál. Ha rendelésenként változik, célszerű a konkrét rendeléshez kötni. Különben a tegnapi kiszállítás értelmezése is megváltozhat attól, hogy valaki ma átírja az ügyfél általános adatait.
A jó mező mögött közös szabály áll
Az „Átvételi infó” elnevezésű szabad szöveg hamar vegyes jegyzetfüzetté válhat. Hasznosabb előre tisztázni: pontosan milyen kérdésre válaszol a mező, ki tölti ki, mikor ellenőrzi, és mit jelent az üres érték. A „nem szükséges egyeztetni” és a „még nem kérdeztük meg” eltérő helyzet.
Kezdetben csak azokat az adatokat kérjük, amelyek egy valós munkalépést támogatnak. A túl sok kötelezően kitöltendő mező arra ösztönözheti a munkatársakat, hogy helyettesítő szöveget írjanak be. Ettől az adatlap teljesnek látszik, de a raktáros továbbra sem tud biztos döntést hozni.
Az adatlaptól a szállítólevélig külön próba vezet
Egy elmentett mező még nem bizonyítja, hogy az információ a következő munkalépésben is megjelenik. A hivatalos extrafield-leírás külön tárgyalja az értékek PDF-ben való megjelenítését. Az adat továbbadását ezért a használt bizonylatsablonnal és munkafolyamattal kell ellenőrizni.
A mi példánkban az elfogadási feltétel egyszerű: a raktáros a saját hozzáférésével, külön Excel megnyitása és telefonhívás nélkül találja meg a következő kiszállításhoz szükséges átvételi adatokat. Ha ehhez a szállítólevélen is szerepelniük kell, annak előállítását is végig kell próbálni.
Öt ügyféllel kezdjük, ne ötszázzal
- Válasszunk öt eltérő helyzetű partnert. Legyen köztük több telephelyes és hiányos adatú ügyfél is.
- Rögzítsük a mezők jelentését. Egy másik munkatárs ugyanazt értse a kitöltött értékeken.
- Próbáljuk ki a napi feladatot. A tényleges felhasználó keresse meg az adatot, és készítse elő a kiszállítást.
- Ellenőrizzük a szükséges kimeneteket. A listát, exportot, PDF-et vagy integrációt csak akkor tekintsük késznek, ha a saját telepítésen kipróbáltuk.
- Jelöljünk ki egy adatgazdát. Ő hagyja jóvá a kezdeti feltöltést és a külön táblázat kiváltását.
Ha a próba sikeres, a kiszállításhoz szükséges tudás ugyanott lesz elérhető, ahol a csapat az ügyféllel dolgozik. További kiindulópont a magyar egyedimező-útmutató és a CRM-dokumentáció.
Források
- Dolibarr Wiki: Extrafields – támogatott objektumok és a mezőértékek megjelenítésének technikai háttere.
- Dolibarr Wiki: Module Third Parties – partnerek, kapcsolattartók, címek és jegyzetek.
Forrásellenőrzés: 2026. október 26. A céges történet, a mezőterv és a próbalista saját szemléltető példa. A beállítások és a kimenetek lehetőségei a telepített verziótól, modultól és sablontól függnek.
Címkék: Dolibarr · egyedi mezők · Extrafields · adatminőség · CRM · Excel · KKV
Nézze meg, milyen Dolibarr-folyamat illeszkedhet a vállalkozásához, vagy küldje el röviden a saját helyzetét.
Ez a Dolibarr.hu szerkesztett, magyar nyelvű útmutatója.