Dolibarr adománykezelés: ígéretből beérkezett támogatás
Egymillió forintot ígértek. De mennyi érkezett meg?
Dolibarr adománykezelés: az ígérettől a beérkezett támogatásig. Saját egyesületi számpélda és öt ellenőrzés az év végi adománygyűjtéshez.
Egy egyesület év végi gyűjtésén tíz támogató fejenként százezer forintot ajánl fel. A szervező már az egymilliós programot tervezi. A bankszámlára közben csak hatszázezer forint érkezett. Melyik összegből szabad vállalást tenni, és hol követhető a különbség?
A Dolibarr az adományígéreteket is kezeli
A Dolibarrt gyakran ajánlatokkal, rendelésekkel és készlettel azonosítjuk, pedig egyesületek és alapítványok munkájában is hasznos lehet. A Donations modul hivatalos leírása szerint az adománykezelés a rendszer része: külön bővítmény telepítése nélkül, rendszergazdaként aktiválható a modulok beállításainál.
A fejlesztői dokumentáció három lépést különít el: tervezetként rögzített ígéret, érvényesített ígéret, majd fizetett adomány. Az érvényesítés tehát még nem jelent pénzbeérkezést. Ez a megkülönböztetés segíthet abban, hogy a szervező és a pénzügy ugyanarról beszéljen.
Saját példa: a kampány célja már megvan, a pénze még nincs
Az alábbi kitalált helyzet tíz, egyenként 100 000 Ft-os felajánlással számol. Hat támogató már átutalt, négyen még nem. Feltételezzük, hogy a beérkezett pénz teljes összege felhasználható a tervezett programra.
| Mit mérünk? | Összeg | Mit jelent a szervezőnek? |
|---|---|---|
| Összes felajánlás | 1 000 000 Ft | A támogatók által ígért összeg |
| Ténylegesen beérkezett | 600 000 Ft | A példában rendelkezésre álló pénz |
| Még várt támogatás | 400 000 Ft | Egyeztetést igénylő nyitott ígéret |
| Tervezett program költsége | 850 000 Ft | A jelenlegi beérkezéshez képest 250 000 Ft hiányzik |
A felajánlások alapján a gyűjtés meghaladta a program költségét. A beérkezések alapján még nem finanszírozható teljesen. A két nézet egyszerre hasznos: az egyik a kampány eredményét, a másik a vállalható kiadásokat mutatja. A számpélda saját tervezési javaslat, nem a Dolibarr egy konkrét riportjának bemutatása.
Hogyan legyen ebből használható napi folyamat?
Rögzítsük az ígéretet, majd az egyeztetett felajánlást érvényesítsük. A fizetett állapotot a tényleges beérkezés ellenőrzése után állítsuk be. Legyen egy kijelölt kolléga, aki rendszeresen összeveti a nyilvántartást a bankkal, és egy másik felelős, aki kulturáltan egyeztet a még nyitott felajánlásokról.
Az állapotváltás önmagában nem bizonyít banki jóváírást. A beállított integrációktól függ, mennyi kézi ellenőrzés marad; automatikus banki párosítást a modul puszta bekapcsolásától ne várjunk. Ehhez kapcsolódik a banki mozgások és a rendszerben rögzített fizetések különbségéről szóló cikkünk.
Öt ellenőrzés az év végi gyűjtés előtt
- Állapotpróba: egy tesztfelajánlást vigyünk végig a tervezet, érvényesített és fizetett állapoton. Minden érintett értse, melyik mit jelent.
- Beérkezési próba: ellenőrizzük, ki és milyen banki bizonyíték alapján jelölhet fizetettnek egy adományt.
- Eltérési próba: próbáljuk ki, mi a teendő, ha az ígért összegnek csak egy része érkezik meg. A pontos rögzítési eljárást a használt verzióban teszteljük; a három állapot leírása önmagában nem ígér részfizetési munkafolyamatot.
- Jogosultsági próba: nézzük meg külön a megtekintés és a módosítás lehetőségét a szervező és a pénzügy fiókjával.
- Zárási próba: a kampány végén külön összesítsük a felajánlást és a beérkezést, a nyitott ígéretekhez pedig rendeljünk következő egyeztetést.
A taglétszám és az adománygyűjtés két külön kérdés
Egy támogató nem feltétlenül tag, és egy aktív tagság sem jelent automatikusan adományt. Érdemes előre elnevezni, mit tartunk nyilván tagdíjként és mit támogatásként, hogy az összesítések is értelmezhetők maradjanak. A tagsági oldalhoz olvassa el a tagmegújításról és az érvényes tagságról írt útmutatónkat.
Első lépésnek elég néhány tesztfelajánlás és egy közös egyeztetés: ugyanazt az összeget mondja-e a kampány szervezője és a pénzügy, amikor azt kérdezzük, mennyi támogatásunk van?
Források
- Dolibarr Wiki: Donations modul – a beépített modul célja és aktiválása.
- Dolibarr Wiki: Donations – fejlesztői dokumentáció – az ígéret és a fizetett adomány életútja, hozzáférési jogok.
Forrásellenőrzés: 2026. november 6. A számpélda és a próbalista saját szerkesztésű. A cikk működési útmutató; az adományokhoz kapcsolódó helyi bizonylati és könyvelési beállításokat külön kell tisztázni.
Címkék: Dolibarr · adománykezelés · Donations · egyesület · alapítvány · adománygyűjtés · pénzügyi tervezés
Nézze meg, milyen Dolibarr-folyamat illeszkedhet a vállalkozásához, vagy küldje el röviden a saját helyzetét.
Ez a Dolibarr.hu szerkesztett, magyar nyelvű útmutatója.